Incassobureau voor ZZP'ers: zo werkt het

Waar kan een incassobureau u mee helpen?

Een incassobureau voor zzp'ers neemt uw onbetaalde facturen over en int deze namens u, zodat u zich op uw onderneming richt in plaats van op achterstallige betalingen. Het bureau start met de minnelijke fase: een schriftelijke aanmaning, telefonisch contact en duidelijke afspraken over betaling. Blijft de debiteur in gebreke, dan volgt eventueel de gerechtelijke fase, waarin een vordering via de rechter wordt afgedwongen.

Voor u als zzp'er maakt dat een groot verschil. U mist de tijd, de juridische kennis en vaak ook de afstand om stevig door te pakken bij een klant die niet betaalt. Een incassobureau neemt die rol over, behoudt een zakelijke toon en vergroot zo de kans dat u uw geld alsnog ontvangt.

Wat kunt u zelf doen voordat u een incassobureau inschakelt?

Voordat u een incassobureau inschakelt, kunt u als zzp'er zelf al een aantal stappen zetten om uw factuur alsnog betaald te krijgen. Deze werkzaamheden kosten weinig tijd en lossen veel betalingsachterstanden op voordat escalatie nodig is:

• Stuur een vriendelijke betalingsherinnering zodra de betalingstermijn is verstreken.
• Neem persoonlijk telefonisch contact op om de reden van de late betaling te achterhalen.
• Verstuur een formele aanmaning met een duidelijke laatste termijn en de aankondiging van incassokosten.
• Bied waar mogelijk een betalingsregeling aan, zodat de debiteur in termijnen kan betalen.
• Leg alle contactmomenten en afspraken schriftelijk vast voor uw dossier.

Blijft betaling ook na deze stappen uit, dan is het tijd om een incassobureau in te schakelen. U heeft dan alles gedaan wat redelijkerwijs van u verwacht mag worden, wat uw positie in een eventueel vervolgtraject versterkt. Onze tips om wanbetalingen te voorkomen helpen u om uw debiteurenrisico verder te beperken.

Welke opties heeft u als zzp'er bij onbetaalde facturen?

Als zzp'er heeft u bij onbetaalde facturen drie opties: zelf blijven aanmanen, uw debiteurenbeheer uitbesteden of een incassobureau inschakelen op basis van no cure no pay. Welke optie het beste past, hangt af van het aantal openstaande facturen en de tijd die u zelf wilt investeren.

Zelf blijven aanmanen

Zelf aanmanen is de goedkoopste optie, maar kost u tijd en levert lang niet altijd resultaat op. Een klant die uw eerste aanmaning negeert, reageert vaak ook niet op de tweede. Voor een enkele kleine factuur is dit te overwegen, maar het houdt u weg bij uw eigenlijke werk.

Debiteurenbeheer uitbesteden

Debiteurenbeheer uitbesteden is verstandig wanneer u structureel met late betalers te maken heeft. Een partner bewaakt dan uw facturen, stuurt herinneringen en grijpt op tijd in. Wilt u afwegen of dit bij uw situatie past, lees dan eerst of u uw incasso wel of niet uitbesteedt.

Een incassobureau inschakelen op no cure no pay

Het gebruik maken van incassoservice op basis van no cure no pay is voor de meeste zzp'ers de beste optie bij een concrete, onbetaalde factuur. U betaalt vooraf niets en het bureau ontvangt alleen een vergoeding wanneer de vordering daadwerkelijk wordt geïnd. Zo loopt u geen financieel risico, juist op het moment dat uw cashflow al onder druk staat.

Wat kost een incassobureau voor een zzp'er?

Bij een incassobureau dat no cure no pay werkt, betaalt u als zzp'er vooraf niets en worden de incassokosten in beginsel bij de debiteur in rekening gebracht. De hoogte van die kosten volgt uit de wettelijke staffel, met een minimum van veertig euro per vordering. Bij een zakelijke debiteur kunt u doorgaans ook de wettelijke rente en de buitengerechtelijke kosten doorberekenen. Houd er rekening mee dat de gerechtelijke fase aanvullende kosten met zich kan meebrengen, zoals griffierecht en deurwaarderskosten. Vraag daarom vooraf na hoe een incassobureau deze kosten binnen no cure no pay behandelt. Een betrouwbare partner legt dit helder uit, zodat u precies weet waar u aan toe bent voordat een dossier naar de rechter gaat.

Zo bereidt u uw incassodossier voor als zzp'er

Een incassodossier bereidt u als zzp'er voor door alle documenten te verzamelen die uw vordering onderbouwen, zodat het incassobureau direct aan de slag kan. Hoe vollediger u dit dossier aanlevert, hoe sneller en soepeler de incasso verloopt. Doorloop daarvoor de volgende stappen:

1. Verzamel de originele factuur met factuurnummer, datum, het openstaande bedrag en een duidelijke omschrijving van de geleverde opdracht.
2. Voeg de opdrachtbevestiging of overeenkomst toe, zodat vaststaat welke afspraken u met de debiteur heeft gemaakt.
3. Bundel de betalingsherinnering en de aanmaning die u verstuurde, inclusief de verzenddata en de gestelde termijnen.
4. Bewaar de correspondentie met de debiteur, zoals e-mails, appberichten en notities van telefoongesprekken.
5. Noteer de gegevens van de debiteur: het KvK nummer bij een zakelijke klant, of de adresgegevens bij een particulier.
6. Zet eventuele deelbetalingen op een rij, zodat het resterende openstaande bedrag klopt.
7. Voeg uw algemene voorwaarden toe waarin de betalingstermijn, de rente en de incassokosten staan vermeld.

Met een compleet dossier voorkomt u vertraging en discussie achteraf. U levert de stukken eenmalig aan, waarna u de voortgang van uw vordering volgt in een persoonlijk dashboard. Zo houdt u grip, terwijl de specialist het innen op zich neemt.

Een incassoprocedure starten?

Blijft een factuur ondanks alles openstaan, schakel dan tijdig een incassobureau in dat no cure no pay werkt. Zo int u uw geld zonder financieel risico en houdt u uw aandacht bij uw onderneming.

Via onze partner DebtCo kunt u een incassoprocedure starten en via Creditchecken profiteert u van extra voordelen. Ontdek meer over de incassoservice of start uw incassoprocedure direct.